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おはようございます、ナナミライです。
新入社員の方や若手の社会人の方、大学生の方などで飲み会の幹事をやったことがないのにやらされる(やることになった)というケースがあると思います。
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そういった幹事初心者のための、上司や友達に高評価をもらうためのコツと心構えを飲み会幹事歴10年近くになるわたしが紹介したいと思います。[/marker]
※本当は幹事のメリットも載せていたのですが、文字数がひどく多くなってしまったため調べればわかる程度の情報なので除外しました
飲み会幹事のコツと心構え
それではわたしが意識して実践している飲み会幹事のコツと心構えを紹介します。
参加メンバーによっては必ずしも効果があるという保証はできませんので、あくまでわたしが実践していることとしてご参考にしてください
詳細連絡は1週間前、リマインドは前日に連絡する
急に決まった場合などのイレギュラーなケースを除けば、この連絡方法を使っています。
開催1週間前に店が決まっていることを報告できる、前日に思い出してもらうためにリマインドを送る、この2つは大切です。
会社の飲み会でなければどちらかでも良いと思いますが、[color color=”red”]気持ちの余裕と気配りでプラスに作用する働きなのでやっておいて損はない[/color]と思います。
会社の飲み会の場合はお金を事前に回収する
会社の飲み会で起きやすい事態は、参加を表明したのに仕事が忙しい等の理由で遅刻する、欠席するケースです。
そういったときに後日費用を請求するのもやりにくいですし、当日バタバタしてしまうので事前に回収しておきましょう。
参加人数にもよりますが、10人以下なら当日の昼、それ以上であれば前日以前からがオススメです。
当日の幹事の仕事は進行とお金の回収だけではない
食べるな、飲むなとは言いませんが、10人以上の飲み会の幹事の場合、ふつうに食べたり飲んだりすることはあきらめましょう。
昔に比べれば減りましたが、お酒のお酌や料理の取り分け、飲み物がなくなった方に次のメニューを聞くなど乾杯後も仕事はあります。
特にわたしが重要だと思うのが、[color color=”red”]ドリンクのラストオーダー[/color]を伝えることです。
宴会の終盤は酔っ払っている人も多いので大変ですが、これを失敗すると怒り出す人もたまにいます。後半最大のミッションと思ってがんばりましょう。
会計はスムーズに！そして幹事が損をする必要はなし
会計ですが、事前にお金の回収ができている場合はスムーズに払えると思います。
割り勘の場合ですが、個人的に幹事が損をする必要はないとわたしは思っています。
例えば、1人あたり3,230円という中途半端な金額だった場合、1人3,300円くらいの回収であれば問題ないと思います。
[aside type=”warning”]ただしもらいすぎは厳禁です！[/aside]
最大でも500円単位に合わせるくらいまでにしましょう(上の例なら3,500円)
あくまでお金の回収と支払いをスムーズにする目的で実施するように心がけてください。
もし金額が少し多くなってしまい余剰分をもらうことに抵抗があれば、二次会の足しにするか参加者にキャッシュバックすると良いでしょう。
また念のためレシートは受け取っておきましょう。
たまに間違った注文が入ってたりすることがあります。
全員を満足させることは難しいので参加者の9割に満足してもらうようがんばる
わたし自身、昔も今も店選びを失敗した(自分のなかで失敗だなと思った)ことが幾度となくあります。
ひどいときには上司や友達から不満を言われることもありました。
ただ何回も重ねていくうちに気づいたことがあります。
[color color=”red”]参加者全員に満足してもらうことはどんなに良い店を選んでも難しいです[/color]
例えば、他の席と離れている静かな個室を選んだときに、
「隣のグループの声が聞こえないのですごいよかった」
「少し狭い個室だったのでたばこの煙がこもってイヤだった」
と耳にしたこともあります。人によって捉え方が違うのです。
そのためわたしはできれば全員に満足してほしいとは思いつつも、参加者の9割に満足してもらえば合格と思って、行動しています。
幹事は慣れ！1回目でうまくやるのは無理
仮に失敗したと思っても、店を予約して当日がんばったことは感謝されますし、上司にお疲れとは言ってもらえます。
新人がいきなりうまくやってくれるとは期待していないからです。
(もちろんできる人もいますし、できればグッと評価は上がります！)
1回目の失敗を2回目に生かし、1,2回目の失敗を3回目に生かす、・・・と過去の失敗を次回以降繰り返さないようしていくときっと慣れるので大丈夫です！
まとめ
いかがだったでしょうか。
いろいろ書きましたが、私自身も失敗と試行錯誤を経験して今に至ります。
今は完璧なのかと言われるとそんなことはありません。
ただ大失敗をする確率は減りました。
(店選びは失敗したけど進行はうまくいった、その逆など)
仕事やスポーツと同じで慣れることが大事です。
最初は仲の良い友達4人くらいでお店の予約からはじめてみてください。
それでは本日は以上です。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
